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青岛XXX有限公司 |
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文件名称：文件控制程序 |
文件编号：CX-01 |
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制定部门：人力资源部 |
生效日期：20160328 |
第 1 页，共 3 页 |
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版本：A/0 |
1 目的
对于本厂质量管理体系要求的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 适用范围 适用于与质量管理体系要求的文件控制。
3 职责
3.1 总经理负责批准发布质量手册、程序文件。
3.2 管理者代表负责审核质量手册、程序文件。 3.3 管理作业文件由归口部门负责人审核，管理者代表批准。
3.4 办公室负责体系文件的归口管理。 4 程序 4.1 文件分类
a) 《质量手册》，包括 《程序文件》；
b) 本厂为确保过程的有效策划、运行和控制所需的文件(如质量管理作业文件、工艺规程等)；
c) 标准要求的质量记录；
d) 外来文件(包括法律、法规、规范、标准等)。
4.2 文件的编号 文件/记录编号规则
--《质量手册》的编码由本厂代号、文件级别代号和版本号三部分组成，表达如下图。
--《程序文件》由本厂代号、文件级别代号、程序序号、版本号五部分组成，表达形式如下图。
--作业文件的编码由本厂代号、文件级别代号和该文件在该类别中的顺序号、版本号五部分组成，表达形式如下图。
记录(表单)编号由记录代号、顺序号组成，形式如下：
如：JL-01
4.3 文件的编写、审核、批准。
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
4.3.1 质量手册、程序文件由办公室负责组织编写，由管代审核，总经理批准。
4.3.2 部门“管理作业文件”由各部门组织编写，办公室汇总，由归口部门负责人审核，管理者代表批准。
4.3.3 其他文件由相关部门编制，部门负责人审批，重要文件由总经理批准。
4.3.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。
4.4 文件的发放
4.4.1 办公室根据对体系有效运行的需要拟定《文件发放回收记录》，经主管领导审批后执行。
4.4.2 文件发放时办理发放手续，领用人签收。
4.4.3 本厂范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号。向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖受控章。
4.4.4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由办公室收回。
4.4.5 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废。
4.4.6 提供给认证机构的文件，按内部受控文件处理。
4.5 文件的更改
4.5.1 体系文件的更改，由办公室组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，办公室应保留文件更改内容的记录；
4.5.2 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经主管部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改。
所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6 文件的保存、作废与销毁
4.6.1 文件的保存
a) 与质量管理体系要求的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；
b) 所有的文件原稿及其《文件发放、回收记录》由办公室统一保存。各部门文件由本部门资料员保管。每次内审前，办公室对各部门文件管理情况进行检查，并保留检查记录；
c) 对受控文件，各部门资料员及时填写本部门使用文件的部门《受控文件清单》，并将增加的“受控文件”报办公室。
d) 任何人不得在受控文件上乱涂乱画，确保清晰，不准私自外借。
4.6.2 文件的作废与销毁
a) 所有失效或作废文件由办公室收集后，填写《文件销毁记录》按规定统一销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效文件隔离保存。
b) 作废留用的文件，应办理手续，加标识并单独存放。
4.7 外来文件的控制
4.7.1 外来文件由办公室统一管理。收到外来文件时，需识别其适用性及版本的有效性，控制分发以确保其有效。
4.7.2 办公室负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，并将旧版本文件收回。
4.7.3 各部门把上述标准及其他与管理体系文件填入《受控文件清单》。
4.8 每年管理评审前，由管理者代表组织，办公室召集相关部门参加,对现有质量管理体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时予以修改，并保留《文件评审会签表》。
若组织机构调整、生产流程及规范等发生变化，可由管代安排评审后上报总经理。
4.9 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
4.10 作为质量记录的文件应执行《记录控制程序》。
5 相关文件
5.1 《记录控制程序》
6 质量记录
6.1 文件销毁记录
6.2 文件更改申请单
6.3 受控文件清单
6.4 文件评审会签表
6.5 文件发放回收记录
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