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青岛XXX有限公司 |
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文件名称：样品管理控制程序 |
文件编号：CX-29 |
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制定部门：人力资源部 |
生效日期：20160328 |
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1.0目的
规定样品的制作、测试、验证、承认、建档、使用、维护的控制，确保样品得以有效管理、使用。
2.0适用范围
适用于对本公司供应商材料承认样品、样品、客户签署承认样品。
3.0职责权限
3.1技术研发部部
3.1.1负责供应商材料样品的确认、承认、测试、签署、建帐保存管理；
3.1.2负责提交客户样品的制作进度控制，试模样品、材料的内部评估、承认、批准；
3.1.3负责客户签署样品要求信息获取、样品的验证确认，样品的登记、保管；过期或作废样品的管理。
3.2质量部
3.2.1负责供应商材料样品的验证、确认、负责样品档案的建立、保存管理；
3.2.2负责提交客户样品、材料的测试、检验；样品使用、归还、有效周期管理。
3.3业务部
3.3.1负责样品提交客户的确认，客户产品信息要求沟通、获取；
3.3.2客户样品接受的登记、档案的建立、样品原稿的封存保护。
3.4采购部
3.4.1负责供应商材料样品信息要求的沟通、获取；
3.4.2负责向相关部门（质量部/技术研发部等）送交供应商的材料样品，并督促技术研发部对供应商的材料样品进行确认，以及协助建立供应商材料样品的相关资料与信息。
4.0活动程序
4.1供应商样品管理
4.1.1当采购部新开发新供应商或供应商材料、生产工艺变更时，由采购部要求供应商附《材料样品承认书》送样进行确认；材料变更涉及环保时供应商须附《样品测试报告》
4.1.2采购部接到上述供应商的报告、材料样品时，转给技术研发部进行材料样品的确认。技术研发部进行样品、材料样品的测试,包括材料样品的实配动作；适时安排进行试用，合格后技术研发部进行样品承认。
4.1.3技术研发部应把对样品的确认与测试记录在《样品测试报告》上。技术研发部确认OK，须完成供应商《材料样品承认书》的制作，并将其转采购部；若确认NG，则技术研发部将该供应商的全部资格或样品退还至采购处。经确认变更影响客户产品特性或客户有要求材料变更承认时由客户承认。
4.1.4若供应商样品材料经确认合格，采购部将《材料样品承认书》原件发回供应商，副本两份附样品、材料样品，一份技术研发部，一份质量部IQC处；技术研发部、质量部IQC处依据要求建立《供应商样品清单》档案进行管理。若不合格，则将相关结果向供应商予以说明。若供应商有要求，将其相关资料与材料样品退回。
4.1.5质量部IQC接到采购部转来的上述供应商的报告、环保资料应登记到《环保测试信息清单》，内容包括供应商名称、物料名称、物料编号、测试日期、测试机构、报告编号、报告有效周期、报告有效期、测试项目、报告测试结果、下次索要报告时间、结合《供应商样品清单》，作为以后供应商送货的依据.
4.1.6采购部与供应商签订《品质保证协议》，实施供应商检验报告验证。环保验证结果由采购部在《样品测试报告》中进行记录，内容包括报告编号，测试项目结果等。
4.1.7当样品的保管存放收到温湿度、光照等储存条件的限制，技术研发部、质量部应在《供应商样品清单》中规定样品的有效周期；并按其要求条件实施防护、标识、储存管理，有效期满后、损坏、丢失、报废要求供应商重新提交承认。
4.2客户样品的管理
4.2.1当出现新产品导入前，公司业务部接到客户的产品实物样品时，由业务部首先进行数量、种类、其它实配件、测试件、产品要求信息（包括图纸）的与客户确认，无误后进行签收；
4.2.2业务部保存客户样板书面资料原件，样品由技术研发部保存原版，并对签收的客户样品及其配套零件进行《客户样品财产清单》统一登记，内容包括客户名称、样品编号、客户的物料编号、收到时间、预计归还日期、保管人、使用部门、样品备注要求说明；并在实物样品上编号、标识，当只有一件客户样品时技术研发部保存使用；
4.2.3当客户样品附有书面《样品确认书》时，由技术研发部或业务部复印副本，文控中心进行受控分发、存档，与发给质量部的《样品确认书》统一建立清单保存；原件由业务部按客户财产统一编号、标识、归档；
4.2.4使用客户样品的部门，应做好使用、储存的标识、防护、维护管理，客户存在“孤板”或高价值样品，应由使用部门指定专人负责；同时对借用、归还进行书面登记；
4.2.5当公司使用部门发生丢失、损坏客户样品时，应使用正式的联络方式通知客户，并依据客户的要求采取补救、改善措施；适时变更《客户样品财产清单》记录；
4.2.6样品归还时，由业务部、技术研发部依据《客户样品财产清单》进行核对，样品及图纸确认完整无误后，由业务部做好搬运防护措施交付客户。
4.3客户承认样品的管理
4.3.1为确保生产预期产品符合客户的要求，由业务部、技术研发部确定样品进行客户的承认、批准，样品的要求信息、制作进度由业务部、技术研发部共同策划，适时由生产部参与策划、制作；
4.3.2简单样品可由技术研发部独立制作、测试，附《样品确认书》提交客户承认，但内部样品制作过程要形成记录；
4.3.3借助于其他图样制作样品应由质量部、技术研发部、生产部进行样品的测试、评估，由技术研发部组织出具《样品确认书》；
4.3.5样品制作合格后由技术研发部、业务部提交客户进行确认，送交样品时至少3件以上，以确保确认合格的样品有2PCS，确保技术研发部、质量部各持一份；
4.3.6客户签样后由原稿由技术研发部进行封存，并依据样品编号进行登录《客户样品财产清单》，其内容包括样品名称、样品编号、客户名称、样品签署日期、样品有效期、样品重
点说明等内容；
4.3.7 另1份客户签署样品依据上述流程规定的方法由质量部进行保存、管理，技术研发部、质量部须制定《样品使用登记表》，由指定人员进行接管、借用的管理，并做好所有样品统一标识、保护；
4.3.8样板报废、丢失、损坏原因不能作为生产、检验的依据时，应由保存部门进行依据业务部原样品进行确认；如果样品的确认有效周期过期时，由电子商务部向客户重新提交客户进行申请承认。
4.4样板附件资料的管理
4.4.1与确认样品有关信息的资料由技术研发部、业务部进行保存，供应商样品资料由技术研发部、质量部进行保存、管理，样品资料包括向客户进行材料样品承认时提交的环保测试、证明材料、《样品承认书》；以下统称样品附件资料；
4.4.2样品附件资料确认后，由使用部门登记《样品资料清单》与《客户样品财产清单》或《供应商样品清单》中的样品编号保持一致，以便进行追溯查询；
4.4.3使用存放资料部门统一清单，以保持实现资料的同步变更；变更管理应有《样品变更履历登记表》记录变更情况；
4.4.4变更信息传递途径为：来自供应商的变更经技术研发部确认后进行通知更改，更改正式资料（图纸、样品承认资料）由文控中心进行受控发放；客户的资料变更经技术研发部确认后交文控中心依据外来文件进行受控发放，使用部门登记《样品变更履历登记表》，逾期资料由文控中心保持副本一份，其余回收作废处理。
5.0相关支持文件
5.1《工程变更管理控制程序》
6.0相关支持记录 保存期限 主要保管部门
6.1《材料样品承认书》 两 年 技术研发部
6.2《品质保证协议》 长 期 采购部
6.3《样品测试报告》 两 年 技术研发部
6.4《供应商样品清单》 三 年 质量部
6.5《样品使用登记表》 一 年 质量部
6.6《客户样品财产清单》 三 年 技术研发部
6.7《样品变更履历登记表》 三 年 技术研发部
6.8《样品确认书》
6.9《样品资料清单》
7.0附件
7.1样品管理控制流程图
样品管理控制流程图（附件一） AO
