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XXXXXX有限公司
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编 号
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SX/QEHSP001
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程序文件
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标题：记录控制程序
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版本号
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A/0
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页 数
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1目的
对记录进行控制，确保记录的真实、完整有效，并为一体化管理体系有效运行和产品质量符合规定要求提供客观证据。
2范围
适用于一体化管理体系运行中所有记录的控制。
3 职责
3.1质量安全部负责记录的确定及其登记、编号、更改、处理的控制和一体化管理体系运行记录的管理。
3.2 职能部门负责本部门的记录的管理。
3.3记录的执行人员对其所记载的记录的真实可靠及准确性负责。
4程序
4.1记录组成
4.1.1质量、环境、安全健康体系等共有的记录：内部审核记录，管理评审记录，文件控制记录，培训记录，检验、监测、测量和测验设备的批准记录，设备管理记录，信息交流记录，不符合记录，改进、纠正和预防措施相关记录等。
4.1.2与质量活动有关的记录：产品要求的评审记录，顾客服务及抱怨记录，顾客财产丢失和不适用情况记录，供方评价结果及跟踪记录，采购记录，产品的检验和试验记录，运行记录，过程确认记录，不合格品处置记录，产品标识及追溯记录，数据分析记录，质量计划相关记录等。
4.1.3与环境/安全健康活动有关的记录：环境因素识别和评价记录，危险源辨识、风险评价和风险控制记录，适用法律法规与其他要求的获取与识别记录，运行控制记录，绩效测量与监测记录，应急准备与响应记录，相关方调查和施加影响记录，环境/安全健康投诉记录，能源、资源消耗记录，事故事件报告处理记录等。
4.2记录的形式及管理
4.2.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。
4.2.2各部门自行管理的记录由指定人员负责登记。
4.2.3记录要求清晰、完整，确保质量记录的准确性。
4.2.4 记录不得随意删改，若由于疏忽或其它原因必须更改时，要在修订处划上横线，写上正确内容。
4.2.5 记录由质量安全部归口管理，统一编制，任何部门和个人不能随意更改，若需更改，需经质量安全部批准、登记后方可正式更改。
4.3记录的保管和使用
4.3.1各部门填写“文件申请表”，向质量安全部领用所需的记录空白表格。
4.3.2记录由各主管部门保管。
4.3.3 所作的记录应适合于顾客或责任单位审核的要求。
4.3.4各职能部门对记录及时整理装订成册，在封面或活页夹侧面注明部门、记录名称、记录编号(表码)、月份等。项目部每一个工程竣工后记录应整理一次：分类，装订或装箱保存。
4.3.5记录档案要做到齐全、准确、完整、统一，记录保管期限见“记录清单”，除非顾客或本公司另有书面要求或规定。
4.3.6若以电/磁介质作为记录载体，应及时制作拷贝妥善保存。
4.3.7本公司各部门或个人需借阅记录档案时，应征得质量安全部部长的同意并登记，随借随还。
4.3.8相关方需查阅记录时，应在质量安全部进行，按《文件控制程序》执行。
4.3.9记录的保管方式要便于查阅，保存地点要通风、防潮，并防止损坏、变质或丢失。
4.3.10质量安全部一般情况对各部门的记录每季检查一次。
4.3.11存档记录在超过规定保存期限，而又无继续保存价值，需销毁时，由质量安全部提出，管理者代表批准后销毁。
4.3.12一般外来记录(如供应商提供的原材料检验报告单、质保书、计量检定报告、环境监测报告、安全卫生监测报告等)由相关部门保存，如果没有特别规定，由质量安全部永久保存。
5相关文件
SX/QEHSP001 文件控制程序
6记录
QEHSP002-01-A 记录清单
